Cómo implantar la factura electrónica

¿Qué es la factura electrónica?

Es un documento que sustituye legalmente a las facturas tradicionales de papel, conteniendo la misma información. Detalla los productos y servicios a pagar, indicando los impuestos correspondientes de la misma, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, a través de una firma electrónica.

El documento digital de la factura tiene una estructura de fichero XML, formato que se denomina XAdES con una estructura estandarizada. Existen tres versiones 3.0, 3.1 y la última la 3.2. Contienen una sintaxis y unas reglas de procesamiento que definen la firma electrónica del documento XML.

¿Es obligatorio su uso?

A partir del 15 de enero del 2015 es obligatorio su uso en el sector público, con la entrada en vigor de la ley 25/2013. Para el resto de empresas y PYMES no existe obligación de utilizarla en su facturación.
Aunque con el transcurso del tiempo esta modalidad de facturación se irá imponiendo a la forma tradicional de las facturas en papel que estamos acostumbrados.

¿Tiene la misma validez que una de papel?

Sí, contiene la misma información pero con la diferencia que es en formato digital, e incluso con más seguridad de autenticación a través de una firma digital.

¿Qué beneficios tiene el uso de la factura electrónica?

Podemos enumerar múltiples ventajas a destacar ante la factura de papel:

  • Ahorro en gasto de papel y envíos
  • Reducción de falsificación
  • Facilidad de procesar las facturas en nuestra gestión
  • Mayor seguridad de resguardo de las mismas
  • Reducción del tiempo de facturación, contabilización y emisión
  • Facilidad para el cálculo de impuestos
  • Mejora de los procesos de administración y eficiencia
  • Mayor facilidad para poder localizarlas
  • Ahorro de espacio físico necesario para guardar las facturas en papel.

¿Qué necesito para implantarla en mi facturación?

Necesita que su aplicación tenga integrado en sus funcionalidades y procesos de facturación la generación y la importación de ficheros XML con la estructura establecida de la factura electrónica.

¿Cómo funciona la factura electrónica en ERP Gestiona?

Vamos a ver un ejemplo de implantación en nuestro programa de ERP. La factura electrónica está integrada en las funcionalidades de facturación en compras y ventas del programa. Tiene opción de configuración para poder especificar el directorio donde se van a guardar nuestros archivos XML correspondientes a las facturas generadas y recibidas. Se podrá configurar una cuenta de correo electrónico de salida para el envío masivo de las mismas, con posibilidad de configurar el asunto y el contenido del e-mail. Ahora mismo tenemos disponibles las versiones 3.0, 3.1 y 3.2 del fichero XADES, se parametrizará el que se va a utilizar en la opción de generar facturas en bloque. También tendrá que configurar el archivo de la firma electrónica, que se va utilizar para firmar las facturas.

Factura Electrónica

 

En compras, tendremos la opción de importar el fichero XML que nos habrá enviado nuestro proveedor y la aplicación nos creará una factura correspondiente con la información detallada que contenga la factura electrónica que hemos recibido. Podremos consultar el fichero XML enlazado con dicha factura en cualquier momento, puesto que se enlaza el fichero físico con la factura en nuestra aplicación.

 

Facturae

En ventas, podremos generar, firmar y visualizar la factura electrónica de una factura que tengamos en nuestro programa de forma individual o utilizar la opción que tenemos de “facturae en selección”. De forma individual, podremos elegir la versión del fichero que deseamos generar y si queremos también firmarla, enviarla y visualizarla en el mismo momento. El envío por e-mail en esta opción es diferente que la opción de envío en selección. Si la enviamos de forma individual, podremos enviarla a través de nuestro Outlook, de esta forma el programa nos abrirá un nuevo e-mail con la dirección de nuestro cliente en el para y adjuntando la factura electrónica que se ha generado previamente. De esta manera es el usuario el que tendrá que completar el e-mail y darle a enviar.

Factura electrónica
Factura electrónica
Factura electrónica

La opción de facturae en selección, nos permite seleccionar en grupo las facturas que deseemos, para posteriormente, generar las facturas electrónicas y poder enviarlas. Esta opción es mucho más útil para cuando tenemos mayor número de facturas que enviar en un mismo momento. El proceso de generación es exactamente igual que la opción individual, siendo la versión del XML la que tengamos configurada previamente.

El envío en esta opción de facturae en selección es de manera automática y el usuario no tendrá que ocuparse de enviarlas y completar los e-mails. Se utilizará la cuenta que tengamos configurada para ellos y se compondrá el e-mail con lo que tengamos configurado. Haciendo de esta forma una opción más eficiente para el envío de un mayor número de e-mails.

Factura electrónica

Estas funcionalidades nos facilitan la forma de gestionar nuestra facturación, el envío y el repositorio de las mismas. Hoy en día su uso es obligado para el intercambio de facturas con entidades públicas, pero tengamos claro que poco a poco se irá integrando en la facturación habitual del resto de empresas.

Si deseas más información sobre la implantación de la factura el electrónica, puedes contactar con nosotros.

Más información: Consulta el documento de FAQ elaborado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

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